Relaties onderhouden

Bovenin het scherm heeft u een filter, waarmee u uw bestaande relaties kunt zoeken.

Door middel van de selectievakken onderin het filter kunt u aangeven naar welke relaties u wilt zoeken aan de hand van hun status. U heeft de keuze om enkel naar actieve, geblokkeerde, non-actieve, pilot, referentie of enkel naar passieve relaties te zoeken. Uiteraard is een combinatie ook mogelijk. Verder heeft u ook de mogelijkheid om naar het type relatie te zoeken. U kunt een selectie maken uit 'Suspect', 'Lead', 'Prospect', 'Klant', 'Dealer', 'Leverancier', "zakenrelatie' en 'Werknemer'. Een combinatie van verschillende types is ook mogelijk.

Onder het filter worden de relaties getoond, die voldoen aan de opgegeven selectie. Hier worden de gegevens getoond zoals u die bij het onderhoud van de relatie heeft gedefinieerd. De getoonde adresgegevens hebben betrekking op het bezoekadres van de relatie en de getoonde contactpersoon gegevens hebben betrekking op de hoofdcontactpersoon.

Repareren

Met de knop start u de reparatiefunctie waarmee u het type en de statussen van de relaties kunt repareren

E-mail

Met deze knop opent u een nieuw e-mail bericht in MS Outlook. In het nieuwe bericht is het e-mailadres van de contactpersoon reeds ingevuld. Wanneer bij meerdere contactpersonen een e-mailadres is gevuld, heeft u eerst de gelegenheid om de juiste contactpersoon te selecteren. Desgewenst kunt u dit adres nog wijzigen. U kunt vervolgens een onderwerp en een bericht invullen. Tevens kunt u, indien gewenst, een bijlage toevoegen om de e-mail vervolgens te versturen. U dient er echter wel rekening mee houden dat een verstuurde e-mail niet in de administratie opgeslagen en bewaard wordt.

Indien er bij de contactpersonen geen e-mailadres is ingevuld wordt het onderhoudscherm van de contactpersonen geopend. Hier kunt u dan een e-mailadres voor deze contactpersoon invullen.

Organogram

Deze knop is alleen actief als de geselecteerde relatie een dochter bedrijf is, of dochterbedrijven heeft. Bij het onderhoud van de relatie op het tabblad Marketing kan de relatie aan een dochter of moeder worden gekoppeld. Na het drukken op deze knop wordt een organogram in MS Excel getoond.

Samenvoegen via Word

Via de knop 'Samenvoegen via Word' kunt u brieven aanmaken, afdrukken en e-mailen naar de geselecteerde relatie.

Relaties van het type 'Klant, 'Leverancier' of 'Dealer', waarvan de contactpersonen portaal toegang hebben, kunt u niet samenvoegen met relaties van het type  'Suspect', 'Lead' of 'Prospect' omdat bij deze relaties de contactpersonen geen toegang kunnen hebben.

De knop 'Vernummer' kunt u gebruiken om een relaties te vernummeren of samen te voegen. Deze twee acties kunt u niet tegelijk doen. Als u een relatie wilt samenvoegen met een andere relatie én deze verzamelrelatie een nieuwe code wilt meegeven, moet u de relaties eerst samenvoegen en daarna nogmaals voor 'Vernummeren' kiezen om de relatie te vernummeren.Wanneer u ervoor kiest om relaties samen te voegen heeft u tevens de mogelijkheid om de contactpersonen samen te voegen.

In het scherm ziet u de contactpersonen van beide relaties die u wilt samenvoegen. Boven in het scherm ziet u informatie over de relaties die samengevoegd worden. Daaronder ziet u de contactpersonen. De contactpersonen waar een vinkje in de kolom 'Kopie' staat worden behouden bij de relatie. De contactpersonen zonder vinkje worden verwijderd. Door de regel te selecteren en op de knop 'Selecteren' te drukken kunt u een contactpersoon selecteren. Wanneer u alle contact personen in één keer wilt selecteren kan dat middels de kop 'Alles selecteren'. In de kolom 'Hoofd' staat een groen vinkje bij de hoofdcontactpersoon. Wanneer u een ander contactpersoon als hoofdcontactpersoon wilt definiëren kan dat door te dubbelklikken in de kolom 'Hoofd' van de betreffende contactpersoon.

Het is niet mogelijk om debiteuren en crediteuren samen te voegen. U kunt alleen debiteuren samenvoegen met andere debiteuren, en crediteuren met andere crediteuren.

Kopiëren

Met deze knop kunt u een bestaande relatie kopiëren.

Verwijderen

Hiermee kunt u bestaande relaties verwijderen. Dit kan alleen wanneer er in de administratie geen mutaties voor deze relatie zijn.

Openen

Met de knop 'Openen' kunt u de stamgegevens van een bestaande relatie opvragen en eventueel wijzigen.

Nieuw

De knop 'Nieuw' kunt u gebruiken om een nieuwe relatie aan te maken.

Sluiten

Met deze knop verlaat u dit scherm